MUHASEBENİN

BİLGİSAYARLAR ARACILIĞI İLE TUTULMASI

 

 

Günümüzde birçok işletme bilgisayar teknolojsinden yararlana­rak muhasebe işlemlerini bilgisayarlar aracılığı ile yapmaktadırlar. BiI­gisayarlar sayesinde muhasebenin kayıt, raporlama ve analiz fonk­siyonları en kısa sürede gerçekleştlrilebilmektedir.

 

İşletmeler bilgisayarları karar alma ve kontrol fonksiyonlarının ye­rine getirilmesinde bir araç olarak kullanırlar. İşletmenin satınalma, üretim, satış, muhasebe, finansman, personel yönetimi gibi temel işlemlerinde de bilgisayarlar yaygın olarak kullanılmaktadır.

 

VUK'muzda isteyen I. ve II. sınıf Tüccarların tutmak zorunda oldukları defterleri bilgisayarlar aracılığı ile tutabilmelerine ilişkin değişiklik yapıldıktan sonra ülkemizde genel muhasebe ve işletme defteri programları gelişmiş ve kullanımı yaygınlaşmıştır.

 

Bu bölümde işletmelerin muhasebe işlemlerini bilgisayara geçirmelerinde izleyecekleri yol ve bilgisayarlı muhasebede yapılacak işlemler açıklanacaktır.

 

 

A. SİSTEMİN KURULMASI

 

İşletmeler muhasebe uygulamalarında bilgisayar sistemlerine geçmeden önce bilgisayar sistemine geçip geçmemenin kararını ver­meleri gerekmektedir. İşletmenin muhasebe uygulamalarını bilgisayar sistemine geçirmesi muhasebe kayrt ve raporlama düzenini değişti­recektir. Belgelerin dosyalanması, bilgilerin bilgisayara girilmesi, mu­hasebe fışlerinin bastırılması, belgelere iliştirilip dosyalanması, defter­lerin yazdırılması, amaca uygun bilgilerin ve raporların alınması bir sistem dahilinde olacaktır. Kanuni defterler ve mali tablolar artık bilgi­sayar çıktıları olarak alınacaktır.

 

Bilgisayarların kullanımı muhasebe işlemlerinin bir düzen içinde yapılmasını sağlayacak, kayıt ve raporlama fonksiyonuna hız kazandıracaktır. Böylece, muhasebenin defter yazma, mizan çıkarma, kar ve zarar cetveli, bilanço düzenleme gibi zaman alan işlemleri bilgi­sayarlar tarafından otomatik olarak yapılacağından işletmeye zaman ve eleman tasarrufu sağlayacaktır. Muhasebe departmanının zaman alan işlemlerden kurtulması muhasebenin analiz ve yorum fonksiyo­nuna ağırlık vermesini mümkün kılacaktır. muhasebe departmanı ar­tan zamanını değerlendirerek bilgisayarda işletme yönetiminin karar almasına yardımcı olacak maliyet ve kontrol tabloları üretebilecektir.

 

Bilgisayarların kullanımı işletmeye eleman tasarrufu sağlıyor şeklinde görülüyorsa da bilgisayar sisteminin kurulması ile işletme­nin bilgisayar ve muhasebe programlarını kullanmasını bilen eleman ihtiyacı ortaya çıkmaktadır. İşletmeler büyüdükçe bilgisayar operatörü yanısıra işletmenin amacına uygun işletme yönetiminin karar alma ve kontrol fonksiyonlarına yardımcı bilgisayar programları yazan ve geliştiren bilgisayar programcılarına ve analistlere ihtiyaç duyula­caktır.

 

 

1. BİLGİSAYAR SEÇİMİ

 

İşletmeler bilgisayar alırken bilgisayara yaptırmayı düşündükleri işleri önceden tesbit etmelidirler. Bilgisayara yaptırılacak işlere göre gerekli kapasite tesbit edilecek, tek veya çok kullanıcılı sistemler se­çilecektir. İşletmenin yaptıracağı işlere ve kullanacağı kapasiteye uygun özellikte bilgisayar alınmalıdır. Bilgisayar almadan önce piyasa­da bu konuda inceleme yapıp alternatif bilgisayarların teknik özelli­kleri ve üstünlükleri tesbit edilmelidir. Günümüz teknolojik gelişmeleri karşısında bilgisayarların teknolojik ömürleri kısa olduğundan gele­cekteki gelişmelere uyabilecek, kapasitesi genişletilebilecek, çok kul­lanıcılı sistemlere dönüşebilecek bilgisayarlar alınmasında yarar var­dır. Gerek tek kullanıcılı gerekse çok kullanıcılı sistemlerde işletme ile ilgili her türlü paket programların uygulanabilecği, hızlı çalışabilen sistemler seçilmelidir.

 

 

2- MUHASEBE PAKET PROGRAMININ SEÇİMİ

 

Çok gelişmiş ve bir çok kullanım alternatifi veren genel muha­sebe ve işletme defteri programları yazılım evleri tarafından geliştiril­miştir. Bir işletme için özel olarak bir genel muhasebe paket progra­mının yazdırılması hem zaman kaybına hem de çok daha fazla mali yüke neden olmaktadır. Bu sebeple hazır genel muhasebe paket programlarının kullanılması daha rasyonel bir davranıştır. Genel mu­hasebe paket programları genellikle muhasebe, fatura, stok, cari, personel, çek senet takibi, demirbaş, KDV gibi programları içerir. İşletme defteri programları da işletme detteri, demirbaş KDV, stok ta­kibi gibi programları kapsar.

 

İşletmelerin bilgisayar (bilgi işlem) bölümleri bu gibi paket programlar dışında işletmenin amacına uygun muhasebe raporlarını destekleyen özel maliyet ve kontrol programları yazıp geliştirebilirler.

 

Bütün genel muhasebe paket programlarının kullanıcı açısından iş akışı aynıdır. Programa önce hesap planı girilir, daha sonra, işlet­menin yaptığı işlemler muhasebe fişleri doldurularak bilgisayara tanı­tılır. Mizan alınması, detterlerin yazdırılması, mali tabloların düzenletil­mesi bilgisayar tarafından otomatik olarak oluşturulur.

 

Muhasebe programlarının yaptığı işlemler genelde aynı olmakla beraber kullanıcıya sağladığı avantajlar; kullanım ve öğrenim kolay­lığı; fişlerin kullanıcının isteğine göre değiştirilebilme özelliği; hesap kodu sütununun mümkün olduğunca fazla karaktere (16 dijit gibi) yer vermesi; ana hesap alt hesap seviyelendirmesinde hesap kodu karakter sayısı içinde mümkün olduğu kadar fazla seviyelendirme imkanı tanıması; yevmiye defterini, defteri kebiri ve kasa defterini kul­lanıcının isteğine göre yazma alternatifi sağlaması, çok detayli rapor­lar alabilmesi, bilanço, gelir tablosu ve ek mali tabloları düzenleyebil­mesi, muhasebe bilgilerini başka çalışma programlarına aktararak maliyet ve kontrol raporlarının üretilmesine imkan sağlaması bakı­mından farklıdır.

 

Aynı şekilde işletme defteri programları da genel olarak işletme defterinin yazımı şeklinde olmakla beraber, işletme defterini şeklinin, sütunlarının kullanıcı tarafından detaylandırılması; işletmenin faaliyet türüne sattığı mal çeşidine göre departmanların açılarak bunlara göre ortalama kâr hadlerinin, gayri safi hasılat esasına göre karlılığın kontrol edilmesi; sabit kıymetlerin amortismanlarının ve KDV lerinin hesaplanması, stok takibinin yapılabilmesi, envanter çıkarılabilmesi, hesap özetinin düzenlenebilmesi bakımından farklıdır.

 

Alınacak genel muhasebe paket programı ve işletme defteri programının işletmenin kayıt ve raporlama sistemine uygun olması, gelecekte yapılacak değişiklik ve gelişmelere elverişli olması gerekmektedir. İşletmenin ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayacak detaylı hesap planının uygulanmasına imkan vermeli, işletme yönetiminin isteye­ceği raporları düzenleyebilmelidir. Ayrıca yukarıda belirttiğimiz kullanıcı ve raporlama üstünlükleri yanı sıra program hızla çalışmlı, kulla­nım kolaylığı olmalı ve raporları kısa sürede verebllmelidir.

 

Günümüzde gelişmiş muhasebe paket programları; Tek düzen muhasebe sistemine göre düzenlenerek standart hesap planlarını, ek mali tabloları kullanma, Muhasebe bölümünün düzenlendiği bir­çok beyannameyi ve sigorta bildirgelerinl otomatik olarak düzen­letme imkanı sağlamaktadır.

 

 

 

 

 

B. BİLGİSAYARLI MUHASEBE SİSTEMİNİN UYGULANMASI

 

İşletmeler muhasebe işlemlerini bilgisayara geçirme kararı ver­dikten sonra uygun bilgisayar sistemlerini ve muhasebe paket programlarını seçerler. Bundan sonrakl aşamada kullanılacak defterlerin tasdiki ve işlemlerin bilgisayara girilmesi söz konusudur. İşletmelerin muhasebe işlemlerini bilgisayara geçirirken bir geçiş dönemini göz önüne almaları uygun olur. Böylece bir taraftan kanuni detterler elle tutulurken diğer taraftan aynı biIgiler bilgisayara girilerek muhasebe programına alışılır, programın kontrolü yapılmış olur, bilgisayar uygu­lamasında karşılaşılabilecek problemler tesbit edilir ve bilgisayara olan güven, kazanılmış olur.

 

Kullanılan muhasebe paket proğramları genellikle aynı mantıkla çalışır. Bu programların çalışması birbirine benzemektedir. Ancak, kullanılan tuşlar ve programa giriş şekli, başlık ve alt menüler farklı olmaktadır. Her programın birbirine karşı üstünlük ve dezavantajları olabilir. 

 

 

1. DEFTERLERİN TASDİKİ

 

VUK'na göre bilgisayar kağıtları kullanmaya başlamadan önce kullanılacak defterlere göre notere tasdik ettirilir. Defterlerin tasdiki ile ilgili bölümde bahsedilen esaslar bilgisayarlı muhasebe için de geçerlidir. Gerek bilanço esasına tabi I. sınıf tüccarlar gerekse işletme hesabı esasına tabi II. sınıf tüccarlar tutmak zorunda oldukla­rı defterleri kullanılacağı tahmin edilen sayfa sayısına göre bilgisayar kağıtlarını tasdik ettirip kullanabilirler. Tasdik ettirilen bilgisayar kağıt­ları sayfası yeterli olmadığı takdirde yine kullanmaya başlamadan önce gerekli sayfa sayısına göre ara tasdiki yaptırabilirler.

 

 

2. İŞ AKIŞI

 

Bilgisayarlı muhasebede yapılması gereken işlemler elle tutulan muhasebedeki işlemlerin aynısıdır. Ancak bilgi girişi dışında bütün işlemler bilgisayarlar tarafından yapılır. Günümüzde çok gelişmiş muhasebe paket programları vardır.  İşletmelerin yapmış oldukları işlemler:

 

a.      Kasa işlemleri

b.      Fatura işlemleri

c.      Çek senet işlemleri

d.      Personel işlemleri

 

olarak gruplandırılabilir. İşletmenin nakit hareketleri kasa programından, alış ve satış işlemleri fatura programından, alınan ve verilen çek senet çek senet programından takip edilir. İşletmede çalışan personelin ücretlerinin tahakkukunda, sosyal haklarının ve ücretlerle ilgili vergilerin hesaplanmasında personel programı kullanılır. Söz konusu programlardan gerekli bilgiler girilerek bilgisayar tarafından otomatik olarak muhasebe fişlerinin oluşturulması, defterlerin yazdırılması, mizanların alınması, mali tabloların düzenlenmesi, ücret bordrolarının, muhtasar beyannamenin, KDV beyannamesinin, sigorta bildirgelerinin düzenlenmesi ve yazdırılması sağlanır.  Bunların dışında istenilen bilgi seviyesinde borç alacak dökümü alınabilir, stok giriş ve çıkış miktarları ile mevcut stok miktarı hesaplattırılabilir. İstenilen yönteme göre stok değerlemesi, stok karlılık analizi yapılabilir.

 

 

a. İşletmenin Tanıtılması

                       

Muhasebe paket programlarında öncelikle muhasebe kayıtları yapılacak işletmenin programa tanıtılması gerekmektedir. Paket programda “Firma Tanımları” kısmına ulaşmak ve orada program tarafından belirlenmiş firma bilgilerinin boşluklara girmek gerekecektir.

 

 

Firma tanımları

 

Genel Muhasebe ve işletme defteri paket programlarında “Firma Tanımı” kısmında muhasebesi tutulacak işletmeye bir numara verilerek işletmenin kısa adı, ünvanı, adresi, bağlı olduğu vergi dairesi, sicil rıumarası, telefon numarası, bağlı olduğu sosyal sigortalar kurumu, sigorta sicil nosu, muhasebe dönemi gibi şirket parametreleri tanıtılır. Ayrıca, işletmenin faaliyet türü iIe ilgili KDV, Ge­lir vergisi, Kurumlar vergisi ve diğer vergilerle ilgili genel parametreler tanımlanır. Kayıt sistemi ile ilgili hesapların kaç karakterli olacağı, ku­ruş olup olmayacağı gibi sistem parametreleri de bilgisayara girilir. Herkesin programa girip bilgileri görmesinin engellenmesi için pro­gram bir ana şifre ile çalıştırılır. Gerektiğinde programın bazı bölüm­leri de farklı şifreler ile çalıştırılabilir. Böylece programa herkesin gir­mesi ve bilgileri görmesi engellenmiş olur. Her personelin görevi ile ilgili menüleri görmesi ve sadece o alanlarda çalışma yapabilmesi sağlanabilir.

 

 

Dosya oluşturma

 

Bazı paket programlarda firma bilgileri girildikten sonra dosya oluşturmak gerekmektedir. Dosya oluşturulmadan muhasebe programının çalışması mümkün olmamaktadır. Dosya oluşturmada bilgisayar işletmenin yapacağı işlemlerle ilgili firmanın adına (vermiş olduğunuz işletme numarası)  ve mali döneme ait dosyaları oluşturacaktır.

 

Daha sonra yapılacak iş, çalışma bilgilerinin girilmesidir.

 

 

            b. Çalışma Bilgilerinin girilmesi

 

           

            Firma çalışma bilgilerinde; firma genel bilgileri, işlem tipleri,  fatura bilgileri, cari hesap bilgileri, stok bilgileri, çek senet bilgileri, kasa bilgileri girilir. İşletmenin haftanın hangi günlerinde çalıştığı, hangi tür işlemleri yapacağı (kasa işlemi, fatura girme ve kesme işlemi, stok fişleri, cari hesap, çek senet işlemleri, muhasebe fişleri gibi), belgelerin otomatik bastırılıp bastırılmayacağı belirlenir. Yazıcının tanıtımı yapılır.

 

 

İşlem Tipleri

           

İşlem tipleri belirlenirken hangi tür faturaların (alış, satış, iade, hizmet faturası) kullanılacağı, KDV oranları, KDV nin nasıl hesaplanacağı, fatura bilgileri girilirken KDV nin otomatik olarak hesaplanıp hesaplanmayacağı, iskonto oranları, faturaya yazdırılacak diğer bilgi ve ifadelerin neler olacağı tanımlanır. Faturalardaki birimlerin (adet, kilo, koli, poşet, ton paket gibi) isimleri, alternatifli satış fiyatı tanımları, cari hesap tipleri (alıcılar, satıcılar, ortaklar, personel gibi), stok bilgileri (stok değerleme yöntemi, stok maliyetlerine masrafların dahil edilip edilmeyeceği, KDV öndeğeri gibi)  belirlenir. 

 

 

Fatura modülü

 

            Fatura programında faturanın tipi seçilir. Fatura bilgilerinin girildiği formda fatura numarası, fatura tarihi, cari hesap kodu, ünvanı, ambar numarası, belge numarası, alınan malın kodu, adı, miktarı, birimi, birim fiyatı, iskonto tutarı veya oranı, fatura tutarı bilgi alanları yer alır. Bu bilgi alanları kullanıcı tarafından doldurulur. Faturadaki cari hesap ve stok tanımları ile ilgili bilgilerin doldurulmasında bu bilgiler işletme tarafından daha önce bilgisayara girilmiş ise cari hesap ve stok programından gerekli bilgiler otomatik olarak getirilebilir.  Yeni bir mal veya hizmet alınmış veya satılmış ise veyahut bilgisayara daha önce tanıtılmış bir  mal veya hizmet yeni bir alıcıya satılmış veya yeni bir satıcıdan alınmış ise faturanın düzenlenebilmesi için yeni bilgilerin ilgili programlardan (cari hesap, stok) girilmesi gerekecektir. 

 

Alış faturasının bilgisayara girişi yapılarak alınmış olan malların stok kartlarına girişi ve fatura tutarlarının satıcıların cari hesabına otomatik olarak işlenmesi sağlanır. Satış faturalarının da bilgisayara girişi yapılarak satılan malların stok kartlarından düşülmesi ve fatura tutarının alıcıların cari hesaplarına otomatik olarak işlenmesi sağlanır. Ayrıca istenirse satış faturaları yazıcı tarafından yazdırılabilir.

 

Faturaların yazıcıdan alınabilmesi için fatura formatının bilgisayara tanıtılması gerklidir. Böylece faturada yazdırılması istenen bilgiler faturadaki ait oldukları yerlere oturtulmuş olacaktır.

 

Fatura programından alınan ve kesilen faturalar listesi istenilen düzeyde ve istenilen sınırlamalar içinde alınabilir. Örnek olarak, fatura tutarlarına, tarihlerine, cari hesap kodlarına göre faturalar ekranda görülebilir veya yazdırılabilir.

 

 

Cari hesap modülü

 

            Cari hesap mal/hizmet aldığımız veya mal/hizmet sattığımız kişi veya kuruluşlar için bilgisayarda açılmış olan dosyalardır. İşletmenin ortaklarıyla ve personeliyle olan ilişkisi de cari hesaplarla izlenir. Cari hesap programında cari hesabın türü ile ilgili (alıcılar, satıcılar, ortaklar, personel gibi) seçim yapıldıktan sonra ekrana gelen cari hesap kartı doldurulur.  Cari hesap kartında hesabın kodu, ünvanı, muhasebe kodu, adresi, telefon numarası, vergi dairesi, sicil numarası, risk limiti, iskonto oranı, ödeme şekli gibi bilgiler vardır. Fatura programı ile bağlantılı olarak çalışabilmesi için cari hesap kartlarının açılmış olması gerekir. Yeni bir alıcı/satıcı ise fatura proğramında iken de cari hesap proğramına geçip cari hesap kartı ilave edilebilir.

 

            Cari hesap programı ile borç ve alacakların istenilen düzeyde ve istenilen sınırlamalar içinde  dökümleri alınabilir. Her cari hesabın giriş çıkış hareketleri izlenebilir. Müşterilerle ilgili her cari hesabın ortalama tahsilat süresi ve  firma tarafından daha önce belirlenmiş vadeye göre bir sapma varsa vade farkı hesaplattırılabilir.

 

            Cari hesap hareketlerinde cari hesabın neden dolayı borçlanıp alacaklandığı görülür. Bir alıcının cari hesabı satış faturası ile borçlandırılır. Buna karşılık alınan nakit, çek veya senet ile alacaklandırılır. Bir satıcının cari hesabı alış faturası ile alacaklandırılır. Buna karşılık satıcıya verilen nakit, çek ve senet ile borçlandırılır.

 

            Kasa, çek ve senet programları kullanılıyorsa bu programa girilen nakit, çek ve senet giriş ve çıkışları cari hesap kartlarına da işlenmiş olur. 

 

 

Stok modülü

 

Stok programında stok giriş ve çıkışları takip edilir. Programa minimum stok sevilesi verildiğinde bu seviyenin altına düşen stoklar bilgisayar tarafından kullanıcıya aktarılır. Stok programı ile stok değerlemesi, stok kontrolü ve karlılık analizi yapılır.

 

Stok programının çalışabilmesi için öncelikle stok tanımlarının (stok kartlarının) yapılmış olması gerekir. Bir stok kartında stok kodu, stok adı, üretici veya satıcı kodu, birimi (adet, kg, metre, koli, paket gibi), alış ve satış fiyatları, KDV oranı, iskonto miktarı veya oranı bilgileri vardır.

 

Fatura programı tarafından mal ile ilgili bilgiler kullanılırken stok kartına girilmiş olan bilgilerden faydalanmaktadır. Alış, satış, iade faturaları düzenlenirken faturalarda ihtiyaç duyulan cari hesap ve stok bilgileri bilgisayar tarafından cari hesap  ve stok kartlarından çekilerek kullanılmaktadır.

 

 

Üretim modülü

 

Üretici işletmeler ayrı bir üretim programı kullanarak stoklarını ilk madde ve malzemeler, mamuller olarak gruplandırabilir. Bunlar için ayrı ambarlar tanımlayabilir. Üretim reçetelerinin (bir birim mamulde hangi ilk madde ve malzemeden ne miktarda kullanılacağı)  bilgisayara tanıtılması yapıldıktan sonra, üretim miktarları bilgisayara verilerek otomatik olarak ilk madde ve malzeme stoklarından çıkış ve mamul stoklarına giriş yapılabilir. Bunlarla ilgili muhasebe fişlerinin otomatik olarak oluşturulması sağlanabilir.

 

Üretim programı ile üretici işletmeler her mamul için üretim malyetlerini hesaplayabilirler, karlılık analizleri yapabilirler. Mamul maliyetlerinin hesabında şüphesiz mamul birimlerinin alacağı işçilik payı ve diğer genel üretim giderleri paylarının da tahmin edilmesi gerekmektedir.

 

 

Çek senet modülü

 

Çek senet programı işletmeye giren ve işletmeden çıkan çek ve senetlerin işlendiği, giriş ve çıkış bordrolarının düzenlendiği, toplu tahsilat işlemlerinin yapıldığı ve çek ve senetlerle ilgili her türlü raporun alındığı bir programdır.

 

Çek ve senet girişleri Çek Girişi ve Senet Girişi Bordrolarından yapılır. Çek senet giriş bordrolarında; bordro numarası, bordro tarihi, cari hesap kodu ve ünvanı,  çek senet numarası, vadesi, borçlusu, ödeme yeri, tutarı yer alır. Çeklerde ayrıca borçlunun vergi dairesi, sicil numarası, banka hesap numarası ve banka şubesi ile ilgili bilgiler de yazılır. Çek ve senet çıkışlarında da Çek Senet Çıkış Bordrosu düzenlenir. Çek senet çıkış bordrosunda; bordro  numarası, bordro tarihi, cari hesap kodu ve ünvanı, çek senet numarası, vadesi, borçlusu, ödeme yeri, tutarı yer alır. Çeklerde ayrıca, çek numarası, borçlunun vergi dairesi ve sicil numarası, çekin ait olduğu banka hesap numarası ve şubesi de yazılır.

 

Çek senet çıkışları cari hesaba olabileceği gibi bankaya tahsile de verilebilir.  Çek senet çıkışlarında işletme kendi çek senedini de verebilir Verilen çekler, borç senetleri) veya müşterisinden almış olduğu çek senedi ciro da edebilir.

 

 

c. Hesap Planının Girilmesi

 

 

İşletmenin amaçlarına uygun, yöneticilere gerekli bilgileri verebilecek, karar alma ve kontrol fonksiyonlarını sağlayacak bir hesap planında hesap isimlerinin yanı sıra hesap kodları da yer alır. Bilgi­sayara hesap kodları vasıtasıyla ana hesap ve alt hesaplar tanıtılmış olur. Böylece raporların istenilen seviyede ve şekilde alınması sağ­lanmış olur. Bilgisayarlı muhasebede en önemli konu iyi bir hesap planı ile işe başlamaktır. Çünkü hesap planı hem kayıt sistemini, hem raporlama sistemini etkilemektedir. Bütün girişler ve bilgisayar çıktıları hesap planının sahip olduğu detayda alınabilecektir. Bilgi­sayara işlemler girilirken muhasebe fişleri oluşturulur ve işlemler bil­gisayara en alt hesap seviyesinde girilir. Bilgisayar, hesap planı çer­çevesinde alt hesapları ait olduğu üst hesaplarda ve ana hesaplarda toplar. Bilgisayarlı muhasebede hesap planı ne kadar detaylı olursa o kadar detaylı bilgi almak mümkün olur. Bilgisayar kullanmanın fay­dası da gerekli bilgiyi istenilen şekilde hızlı olarak almaktır. Şüphesiz, hesap planında hesaplar detaylandırılırken işletmenin ihtiyaç duy­duğu veya duyacağı detaylandırma yapılmalıdır. Gereksiz detaylan­dırma hem emek hem zaman kaybına neden olmakta, bilgisayarın hafızasında fazla yer işgal etmekte, raporların daha geç alınmasına neden olmaktadır.

 

Tek düzen muhasebe sisteminde hesap planı belirlenmiş olduğundan artık muhasebe paket programlarında ana hesap bazında hesap planları standart olarak bilgisayara tanıtılmış bulunmaktadır. İşletmeler alt hesapları istedikleri detayda açarlar.

 

 

d. Muhasebe Fişlerinin Doldurulması

 

Bilgisayarlı muhasebede de elle tutulan muhasebede olduğu gi­bi işlemlerin girişi muhasebe fişlerinin tanzimi ile olmaktadır. Muha­sebe programında fiş girişi ile ilgili kısımdan girişi yapılacak belgeye göre kasa tahsil, kasa tediye (ödeme) veya mahsup fişi çağrılarak doldurulur. Bilgisayar yazıcısırıdan da düzenlenen fişler bastırılarak belgeye iliştirilip dosyalanır. Bilgisayarda fişlerin doldurulması bilgi­sayarlı muhasebede bilgi girişi ile ilgili tek işlemdir. Mizanların düzen­lenmesi, yevmiye defteri, defteri kebir ve kasa defterinin yazımı, yar­dımcı hesapların basılması, bilanço ve kâr ve zarar cetvelinin düzen­lenmesi bilgisayar tarafından yapılır.

 

İşletme hesabı esasına göre defter tutan II. sınıf tüccarlar işletme defterini bilgisayarda tutarken elle olduğu gibi gider ve gelir sayfala­rını satır satır yazarlar. İstenilen detayda raporlar alınabilmesi için faaliyet türleri ve mal çeşitleri kodlanır ve işlemler girilirken bu ko­dlarla bilgisayara tanıtılır. Gerekli raporlar ve hesap özeti istenilen detayda bilgisayar tarafından düzenlenir.

 

 

e. Hesapların İzlenmesi ve Mizanların Düzenletilmesi

 

Bilgisayarda fişlerin girişinden sonra defteri kebir hesaplarının, yardımcı hesapların izlenmesi mümkün olmaktadır. Bilgisayar defteri kebir hesaplarını otomatik olarak oluşturduğundan hesapların takibi ve mizan düzenlenmesi her zaman için zaman kaybı olmadan sağla­nabilmektedir.

 

 

f. Kanuni Defterlerin Yazımı

 

Bilgisayarlı muhasebede işlemlerin girişinden sonra mizan ve çeşitli raporlar alınarak kayıtların kontrolü yapılır. Hesap mutabakat­ları sağlanınca kanuni defterler yazdırılır. Bilgisayarlı muhasebe siste­minde de defterlerin yazım süresi VUK'nda belirtilen sürelerdir.

 

 

g. Bilanço ve Gelir Tablosunun Düzenlenmesi

 

Hesap planı girişinde hesapların bilanço ve Gelir Tablosu hesap­ları olarak gruplandırılması; aktif, pasif, gelir ve gider hesaplarının ayırımlarının yapılması, bilgisayara hangi hesapların hangi mali tab­Ionun hangi tarafında yer alacağını tanıtacaktır. Bu tanımlama yapıl­dıktan sonra mali tablolar bilgisayara  istenildiği zaman düzenletilebilir.

­

Gelişmiş muhasebe programları Tek düzen mali tabloları düzenlediğinden hesapların mali tablolara göre tanıtılması ihtiyacı ortadan kalkmaktadır. Bilgisayar programları otomatik olarak mali tabloları düzenleyebilmektedir.

 

h. İşletme Hesabı Özetinin Düzenletilmesi

 

İşletme defteri programları, gelir ve gider hesaplarının yani dönembaşı mal stok değerinin, mal alışlarının, diğer giderlerin, mal satışlarının, diğer gelirlerin ve dönemsonu mal stok değerinin girilmesi durumunda istenildiği anda hesap özetini düzenleyebilir. Ayrıca, or­talama kâr hadlerini faaliyet ve mal türü itibariyle hesaplayabilir, oI­ması gereken enaz ortalama kâr hadleri ile karşılaştırabilir.

 

 

i. Diğer Işlemler

 

Bilgisayarlı muhasebede satış faturalarının basımı, stok takibi, cari hesapların izlenmesi, ücret bordrolarının düzenlenmesi, sabit ak­tiflerin kaydı, amortisman hesaplanması, yenidendeğerleme işleminin yapılması, KDV'lerinin hesaplanması, Muhtasar Beyanna­mesinin, KDV Beyannamesinin, Sosyal Sigorta aylık ve dört aylık bil­dirgelerinin düzenlenmesi mümkün olmaktadır.

 

 

Kitabın muhasebe belgeleriyle ilgili ek kısmında LKS muhasebe paket programı çıktıları (stok kartı, cari hesap kartı, muasebe fişi gibi) örnek olarak verilmiştir.